I negoziatori devono sapere come reagire quando sono minacciati.

Quindi una negoziazione è un colloquio d’affari che avviene tra due adulti, giusto? Beh, in molti casi questa è un’affermazione corretta. Tuttavia, ci sono momenti in cui le cose possono scaldarsi durante una negoziazione. Quando una delle due parti si sente come se non riuscisse a ottenere ciò che vuole, inizia a cercare il modo di convincervi a cambiare idea. Uno strumento che hanno a disposizione, oltre alla possibilità di utilizzare diversi stili e tecniche di negoziazione, è quello di minacciarvi. Se decidono di farlo, come dovreste reagire? 

Come reagire a una minaccia durante una negoziazione

Quando l’altra parte vi si rivolge con una minaccia, dovete decidere come volete rispondere. Un’opzione che avete a disposizione è quella di controbattere con una contro-minaccia. Tuttavia, gli esperti che studiano i modi in cui negoziamo ci dicono che questa generalmente non è una buona idea. 

La ragione per cui l’uso di una contro-minaccia è una cattiva idea è che fa aumentare la “temperatura” di una negoziazione. Facendo così si va ancora più fuori strada. Invece, quello che si vuole fare subito dopo aver sentito una minaccia è chiedere una pausa. Riprogrammare i colloqui per un altro giorno darà ad entrambe le parti il tempo di rilassarsi e di considerare le opzioni. Questo vi darà il tempo di riflettere su tre domande sulla negoziazione riguardanti le minacce. 

Prima domanda: quanto è probabile che diano seguito alla loro minaccia? 

Quando viene fatta una minaccia, si ha una decisione da prendere. Nella foga del momento, i negoziatori a volte avanzano minacce di cui poi si pentono. Se è chiaro che qualcuno non ha intenzione di dare seguito a una minaccia e se sembra pentito o in imbarazzo a riguardo potreste scegliere di aiutarlo a salvare la faccia ignorando completamente la minaccia. 

Un’altra cosa di cui dovreste essere informati sono le minacce in pubblico. Quando la controparte vi minaccia pubblicamente, la minaccia potrebbe non essere affatto destinata a voi. Piuttosto, potrebbe cercare di difendere la sua immagine con altri interni o esterni alla trattativa. 

Seconda domanda: a volte una minaccia non dovrebbe essere ignorata?

Non tutte le minacce sono solo parole vuote. A volte l’altra parte può realmente intendere quello che vi sta dicendo. Se pensate che un fornitore scontento intenda dare seguito alla sua minaccia di infangare la reputazione della vostra azienda, dovete prendere provvedimenti per smorzare la tensione.

Come negoziatori, dovete capire che anche se una minaccia sembra essere un bluff, l’altra parte potrebbe comunicare un bisogno reale di essere ascoltata e compresa. 

Questo è il momento in cui le capacità di ascolto attivo vi aiuteranno ad arrivare al cuore del problema. La prima cosa che vorrete fare è parafrasare alla vostra controparte ciò che vi ha detto nel modo più accurato possibile. La parafrasi dice all’interlocutore come è stato recepito il suo messaggio e dà la possibilità di chiarirlo o di modificarlo nel caso in cui lo abbiate interpretato in modo errato. Inoltre, quando ci si trova di fronte a una controparte difficile, “dare un nome al gioco” in questo modo – segnalando che si è consapevoli di essere stati appena minacciati – a volte è sufficiente per disinnescare una minaccia. 

La seconda cosa che vorrete fare è sondare il punto di vista della controparte ponendo domande aperte. Poiché l’indagine incentiva l’altra parte a rivelare il ragionamento alla base della minaccia, potrebbe svelare malintesi e permettere di lavorare insieme per “cambiare il gioco”, guidando le trattative in una direzione più collaborativa. 

Il terzo e potenzialmente più difficile passo nell’ascolto attivo è quello di riconoscere le emozioni che stanno dietro al messaggio della controparte – ciò che non stanno dicendo. Parlare semplicemente delle emozioni che alimentano le minacce può allentare le tensioni e farvi tornare su un terreno comune.

Terza domanda: Chiedetevi: che cosa ho fatto per innescare la minaccia?

Quando qualcuno vi minaccia durante una trattativa, è chiaramente arrabbiato con voi. L’uso dell’ascolto attivo potrebbe portarvi a riconoscere che le lamentele e le preoccupazioni alla base della minaccia della controparte sono in realtà legittime . Quando date voce a queste preoccupazioni, mostrate all’altra parte che vi preoccupate e capite la sua prospettiva: rafforzerete al tempo stesso la vostra posizione. Naturalmente, quando si è fatto un torto a qualcuno, non basta promettere di affrontare la situazione. Dovrete agire in modo tempestivo. 

Un’ultima nota: tutti questi consigli presuppongono che chi minaccia sia una persona ragionevole ma frustrata che vuole collaborare con voi. Se le minacce vi sembrano essere una tattica standard nel modus operandi di alcuni negoziatori, indagate a fondo le vostre alternative per affrontarle.

Cosa significa tutto questo per voi

Quando vi preparate per una negoziazione, passate il vostro tempo a cercare cosa verrà negoziato, chi si occuperà della trattativa e tutto ciò che ritenete sia rilevante. Tuttavia, se nel corso delle negoziazioni la controparte diventa così frustrata dal modo in cui stanno andando le cose da ricorrere alla minacce, dovrete reagire. Prima di reagire, vorrete considerare come rispondereste a tre domande chiave. 

La prima domanda che dovete porvi quando qualcuno vi minaccia durante una trattativa è: quanto è probabile che diano seguito alla loro minaccia? Può darsi che si sia lasciato prendere la mano o che stia solo facendo minacce per dimostrare qualcosa pubblicamente. A volte, quando qualcuno ci minaccia, non dovremmo ignorare la sua minaccia. Dovete usare le vostre capacità di ascolto attivo per fargli sapere che li avete ascoltati e trovare il modo di smorzare la tensione. Dovete anche chiedervi cosa avete fatto per provocare questa situazione. Potreste essere voi il motivo della minaccia e, in tal caso, dovrete promettere di affrontare la situazione. 

Le minacce non fanno generalmente parte di una normale trattativa. Tuttavia, se le discussioni diventano tese e se la controparte ritiene di non avere altre opzioni, è possibile che senta il bisogno di minacciarvi. Se ciò dovesse accadere, è necessario sapere come rispondere alla minaccia. I negoziatori devono capire che le minacce possono essere parte di una negoziazione; tuttavia, dobbiamo imparare a disinnescarle in modo da poter continuare a lavorare per un accordo che convenga a entrambe le parti.