Ottenere accordi migliori progettando il risultato che vogliamo ottenere

Quando si è nel bel mezzo di una trattativa, come si prendono le decisioni? Troppo spesso molti di noi finiscono per lasciare decisioni al caso, indipendentemente dagli stili o dalle tecniche di negoziazione utilizzate. Le decisioni che prendiamo possono portarci a prendere strade diverse in base alla persona che scegliamo per negoziare con la controparte, se negozieremo di persona, di cosa si parlerà, quanto durerà, ecc. Dobbiamo prenderci il tempo di chiederci come vogliamo progettare l’accordo che vogliamo ottenere.

Chi deve essere coinvolto nella negoziazione?

Una delle cose a cui spesso non pensiamo prima di iniziare una negoziazione è proprio con chi dovremmo negoziare. Si potrebbe pensare che questa sia una domanda abbastanza ovvia con una risposta ovvia, ma non è così. Maggiore è il tempo che si è disposti a dedicare a questo problema, più è probabile che si riesca a individuare nuove fonti di valore, magari anche a individuare alcune strutture di accordo promettenti. Il vostro obiettivo deve essere quello di essere in grado di identificare quelli che vengono chiamati gli individui di “alto valore”. Queste saranno le persone che saranno in grado di fare in modo che l’affare che realizzeremo crei il massimo valore. Per determinare chi sono queste persone, dovrete dare un’occhiata all’elenco completo dei giocatori influenti, degli agenti, dei bocciatori di accordi e di altre persone che sono rappresentanti di gruppi più grandi. Vorrai sapere chi firmerà l’accordo e chi avrà il compito di attuarlo. Se vi prendete il tempo necessario per farlo correttamente, allora avrete una chiara idea di chi dovrete contattare per avviare le trattative.

Dove si dovrebbe svolgere la trattativa?

Benvenuti nel 21° secolo! Ciò significa che quando si tratta di determinare come volete condurre la vostra prossima trattativa, avete a disposizione una serie di diverse possibilità. Dovrete decidere se volete incontrarvi di persona, parlare al telefono, comunicare per via elettronica, o combinare alcuni o tutti questi formati. Ammettiamolo. Vista la scelta, quasi tutti noi preferiremmo negoziare sul nostro territorio. La vostra familiarità con il vostro ufficio vi mette a vostro agio quando affrontate una trattativa impegnativa. Inoltre, quando si negozia a casa, si ha il controllo dell’ambiente, comprese cose come la disposizione della sala riunioni. Non dimenticate che anche l’incontro a casa vostra è più economico e conveniente. Tuttavia, sarete disposti a viaggiare un po’ e andare nell’ufficio della controparte, e questo potrebbe portarvi ad alcuni vantaggi che non potete ottenere a casa vostra. Questo mostrerà chiaramente all’altra parte che siete disposti a “fare il kilometro in più”. In seguito, vi dà l’opportunità di conoscere sia l’organizzazione che la cultura dell’altra parte. Man mano che la trattativa procede, potreste suggerire di alternare le sedi per dare ad entrambe le parti la possibilità di imparare e dimostrare il loro impegno. Anche se al giorno d’oggi avete altre opzioni oltre all’incontro faccia a faccia, dobbiamo tenere presente che quando cerchiamo di negoziare usando il telefono o il computer, dove mancano gli spunti vocali o visivi, i negoziatori tendono ad avere difficoltà a cogliere gli aspetti sociali dell’altro. L’incomprensione, il conflitto e la perdita di tempo possono portare a malintesi e rendere difficile la chiusura dell’affare. Questi approcci possono non essere così economici come sembravano inizialmente.

È nel nostro interesse presentare una bozza di accordo?

Diciamocelo, le trattative possono durare a lungo. Siamo sempre alla ricerca di modi per accelerarle. Un approccio da considerare è che, piuttosto che negoziare un accordo da zero, potreste invece presentare all’altra parte una bozza di accordo, o un contratto standard, preparato con il vostro consulente legale. L’utilizzo delle bozze di accordo è uno strumento comunemente usato nelle negoziazioni governative e aziendali. Dovrete rendervi conto che tali bozze non sempre sono appropriate; tuttavia, se utilizzate correttamente, possono aumentare la vostra influenza nella negoziazione. Come negoziatori dobbiamo capire qual è il potere di una bozza. Usando quello che viene chiamato il “pregiudizio di ancoraggio”, la persona che fa la prima offerta in una trattativa ha il potere di influenzare le discussioni successive nella direzione in cui vuole che vadano. Il potere dell’effetto di ancoraggio si estende anche alla negoziazione. Si dovrebbe lavorare con l’altra parte per creare una bozza, perché quando i negoziatori lavorano insieme su una bozza di accordo, si posizionano sulla stessa pagina fin dall’inizio. Questo processo collaborativo può migliorare le loro probabilità di trovare un terreno comune rispetto al semplice scambio di una serie di proposte che sono state create separatamente.

Cosa significa tutto questo per te

Il nostro obiettivo per partecipare a una trattativa è quello di riuscire a raggiungere un accordo con la controparte che ci dia il risultato che stiamo cercando. Troppo spesso, quando entriamo in una negoziazione, lasciamo al caso molte delle nostre decisioni più importanti. Dobbiamo porci domande chiave sulla progettazione dell’accordo prima di iniziare la nostra prossima trattativa. Prima di iniziare una negoziazione, dobbiamo prima chiederci esattamente chi deve essere coinvolto. Il vostro obiettivo in questo caso deve essere quello di essere in grado di identificare quelli che vengono chiamati gli individui di “alto valore” che possono aiutarvi ad ottenere l’accordo che state cercando. In seguito, dovrete decidere dove volete che si svolgano le trattative. Scegliere casa vostra è sempre la decisione più sicura. Tuttavia, potreste voler andare nell’ufficio dell’altra parte per mostrare loro quanto siete dediti e per osservare il loro ambiente di lavoro. Per far procedere più velocemente una trattativa, può essere utile presentarsi con una bozza. Potrebbe non essere necessario, ma ancorando le trattative avrete fissato il vostro punto di partenza. In una trattativa non vogliamo lasciare le cose al caso. Al contrario, vorremmo tutti avere una soluzione prima dell’inizio delle trattative. La buona notizia è che semplicemente ponendoci una serie di domande prima che inizino le negoziazioni possiamo catturare le informazioni di cui avremo bisogno per ottenere il miglior accordo possibile!